ตามที่หน่วยงานศาลในสังกัดสำนักงานศาลยุติธรรมใช้ระบบจัดเก็บฐานข้อมูลคดีภายในของหน่วยงาน และใช้โปรแกรมระบบสารสนเทศสำนวนคดีในการบริหารจัดการข้อมูลคดีของศาล โดยมีสำนักเทคโนโลยีสารสนเทศกำกับดูแล รวมถึงระบบสารสนเทศสำนวนคดีที่จัดจ้างบริษัทเอกชนภายนอกเป็นผู้ดูแลซึ่งระบบดังกล่าวมีรหัสผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลและรหัสผู้ดูแลเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายที่สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลคดีทั้งหมดของศาลได้ นั้น

                   สำนักงานศาลยุติธรรมพิจารณาแล้วเห็นว่า เพื่อให้การจัดเก็บข้อมูลคดีของศาลมีมาตรฐานเดียวกันและมีความมั่นคงปลอดภัย จึงกำหนดให้ผู้อำนวยการสำนักอำนวยการประจำศาลหรือผู้อำนวยการสำนักงานประจำศาลเป็นผู้จัดเก็บรหัสผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลและรหัสผู้ดูแลเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายพร้อมด้วยรหัสผ่าน ในกรณีที่มีความจำเป็นต้องใช้รหัสดังกล่าว ให้มอบหมายนักวิชาการคอมพิวเตอร์หรือพนักงานคอมพิวเตอร์ของศาลเป็นผู้ป้อนรหัส และการเปลี่ยนแปลงแก้ไขรหัสดังกล่าวจะต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้อำนวยการสำนักอำนวยการประจำศาลหรือผู้อำนวยการสำนักงานประจำศาล และมีหนังสือแจ้งให้สำนักเทคโนโลยีสารสนเทศทราบด้วย ทั้งนี้ เพื่อเป็นการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลคดีในการดำเนินการบูรณาการข้อมูลคดีของศาลยุติธรรมทั่วประเทศ สำนักเทคโนโลยีสารสนเทศในฐานะหน่วยงานที่ทำหน้าที่กำกับดูแลด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของศาลจะจัดเก็บรหัสผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลและรหัสผู้ดูแลเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายพร้อมด้วยรหัสผ่านของศาลไว้ที่สำนักเทคโนโลยีสารสนเทศด้วย
โดยหน่วยงานศาลสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มได้ที่ http://jws.coj.intra/pwdform.pdf